Die Herausforderung, bei der Anmietung neuer Büroflächen alles richtig zu machen, ist nicht zu unterschätzen. Immerhin beschäftigen sich Unternehmer i. d. R. nur alle 3-5 Jahre mit diesem Thema. Immer dann, wenn z. B. eine Vertragsänderung ansteht oder die bestehenden Ressourcen zu knapp werden.

Diese Beitragsreihe soll helfen, sich über die wichtigsten Indikatoren für eine Bürofläche klar zu werden und im Anmietungsprozess die wesentlichsten Fallstricke frühzeitig zu erkennen und zu umgehen.

Bevor Sie eine umfangreiche Marktrecherche nach potenziell geeigneten Mietflächen angehen, sollten Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen an die optimale Lage für Ihre neue Bürofläche definieren.

Welche Lage ist für Ihre Büroflächen geeignet?

Welche Lagekriterien muss Ihr Büro erfüllen?

  • Hohe Repräsentation mit „bekannter Adresse“, weil Ihre Kunden Sie „gut finden“ sollen?
  • Hohe Werbewirksamkeit (z. B. Ausfallstraße)
  • Sehr gute Erreichbarkeit für Mitarbeiter durch den ÖPNV (qualitative Unterscheidung zwischen S-Bahn, U-Bahn und Bus)
  • Gute Erreichbarkeit mit dem Auto für Kunden und Außendienstmitarbeiter? Parkplätze im öffentlichen Raum?
  • Angebot an Mobilitätskonzepten und entsprechender Infrastruktur (Sharing-Angebote, Ladestationen etc.)
  • Interessantes Umfeld mit Einkaufsmöglichkeiten, Fitness und Gastronomie?
  • Viele Möglichkeiten zur Unterbringung externer Mitarbeiter in direkter Nachbarschaft (Boardinghäuser, Serviced Apartments, Hotels)

Überlegen Sie hierbei ganz genau, welchen Faktoren Sie die höchste Priorität einräumen? Sind es die Mitarbeiter, die in Zeiten des Fachkräftemangels besonderen Stellenwert genießen? Sind es Ihre Kunden, die Sie besonders einfach erreichen sollen, um Ihnen den Vorzug vor der Konkurrenz zu geben? Sind Sie es selbst und bevorzugen einen möglichst angenehmen Arbeitsweg? Alle Punkte sind legitim aber werden Sie sich darüber klar, dass eine Kombination aus allen Faktoren nur sehr begrenzt verfügbar und entsprechend teuer ist.

Wie soll die Lage Ihre Unternehmenswahrnehmung unterstützen?

In welche Richtung hat sich Ihr Unternehmen entwickelt? Wie wird es heute und soll es zukünftig durch Kunden gesehen werden?

Überlegen Sie dazu, welches Image Sie bei Ihren Kunden und Mitbewerbern erzeugen wollen. Eine hierzu unpassende Lage oder ein widersprüchliches Ambiente Ihres Geschäftssitzes kann sämtliche diesbezüglichen Bemühungen zunichte machen. Um ein griffiges Beispiel zu verwenden: einen Rechtsanwalt für Finanz- und Kapitalmarktrecht würden Sie als Kunde nicht in einem Gewerbegebiet erwarten, oder?

Welches Geschäftsumfeld am Bürostandort ist förderlich/ hinderlich?

Die meisten Unternehmen scheuen die direkte Nachbarschaft zu Rotlicht- oder Spiel- und Vergnügungsstätten. Gar nicht so sehr aus einer Verurteilung dieser Gewerbebetriebe, sondern um die bloße Vorstellung von möglichen Belästigungen eigener Kunden und Mitarbeiter zu vermeiden. Eine tatsächliche Beeinflussung muss gar nicht stattfinden (und wird dies in der Regel auch nicht). Das Beispiel zeigt die Notwendigkeit, sich mit dem direkten Geschäftsumfeld des eigenen Büros auseinander zu setzen. Beurteilen Sie es für die in Ihrer Branche gültigen Vorstellungen und Werte.

Innovation versus Tradition – oder beides vereint?

Sollen eher Innovationen im Vordergrund Ihrer Außenwahrnehmung stehen oder traditionelle Werte?

Das neue Büro soll diese Werte unterstützen. Es wäre sicher zu einfach zu sagen, dass moderne Neubau-Bürohäuser Innovation symbolisieren und gepflegte Altbauten für traditionelle Werte stehen. Es kann auch umgekehrt sein oder irgendwo dazwischen liegen. Hingegen geht von mittelmäßig gepflegten Häusern aus den 1960er Jahren bestenfalls ein neutrales Ambiente aus. Bitte seien Sie sich bewusst, dass die Lage im Stadtgebiet die optischen Nachteile eines Gebäudes nur zum Teil kompensieren kann. Wenn Ihr Kunde das Gebäude betritt, nimmt sein Unterbewusstsein alle Eigenschaften wahr und „bewertet“ diese. Positiv wie negativ.

Letztlich werden Sie aus allen vorgenannten Punkten und Erkenntnissen eine Prioritätenliste erstellen, weil es höchst unwahrscheinlich ist, dass sich alle Ihre Wünsche in einem Mietobjekt werden erfüllen lassen.