Diese Beitragsreihe soll helfen, sich über die wichtigsten Indikatoren für eine Bürofläche klar zu werden und im Anmietungsprozess die wesentlichsten Fallstricke frühzeitig zu erkennen und zu umgehen.

Bevor Sie eine umfangreiche Marktrecherche nach potenziell geeigneten Mietflächen angehen, sollten Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen an die optimale Lage für Ihre neue Bürofläche definieren.

Welche Lage ist für Ihre Büroflächen geeignet?

Welche Lagekriterien muss Ihr Büro erfüllen?

• Hohe Repräsentation mit „bekannter Adresse“, weil Ihre Kunden Sie „gut finden“ sollen?
• Hohe Werbewirksamkeit (z. B. Ausfallstraße)
• Sehr gute Erreichbarkeit für Mitarbeiter durch den ÖPNV (qualitative Unterscheidung zwischen S-Bahn, U-Bahn und Bus)
• Gute Erreichbarkeit mit dem Auto für Kunden und Außendienstmitarbeiter? Parkplätze im öffentlichen Raum?
• Angebot an Mobilitätskonzepten und entsprechender Infrastruktur (Sharing-Angebote, Ladestationen etc.)
• Interessantes Umfeld mit Einkaufsmöglichkeiten, Fitness und Gastronomie?
• Viele Möglichkeiten zur Unterbringung externer Mitarbeiter in direkter Nachbarschaft (Boardinghäuser, Serviced Apartments, Hotels)

Überlegen Sie hierbei ganz genau, welchen Faktoren Sie die höchste Priorität einräumen? Sind es die Mitarbeiter, die in Zeiten des Fachkräftemangels besonderen Stellenwert genießen? Sind es Ihre Kunden, die Sie besonders einfach erreichen sollen, um Ihnen den Vorzug vor der Konkurrenz zu geben? Sind Sie es selbst und bevorzugen einen möglichst angenehmen Arbeitsweg? Alle Punkte sind legitim aber werden Sie sich darüber klar, dass eine Kombination aus allen Faktoren nur sehr begrenzt verfügbar und entsprechend teuer ist.

Wie soll die Lage Ihre Unternehmenswahrnehmung unterstützen?

In welche Richtung hat sich Ihr Unternehmen entwickelt? Wie wird es heute und soll es zukünftig durch Kunden gesehen werden?

Überlegen Sie dazu, welches Image Sie bei Ihren Kunden und Mitbewerbern erzeugen wollen. Eine hierzu unpassende Lage oder ein widersprüchliches Ambiente Ihres Geschäftssitzes kann sämtliche diesbezüglichen Bemühungen zunichte machen. Um ein griffiges Beispiel zu verwenden: einen Rechtsanwalt für Finanz- und Kapitalmarktrecht würden Sie als Kunde nicht in einem Gewerbegebiet erwarten, oder?

Welches Geschäftsumfeld am Bürostandort ist förderlich/ hinderlich?

Die meisten Unternehmen scheuen die direkte Nachbarschaft zu Rotlicht- oder Spiel- und Vergnügungsstätten. Gar nicht so sehr aus einer Verurteilung dieser Gewerbebetriebe, sondern um die bloße Vorstellung von möglichen Belästigungen eigener Kunden und Mitarbeiter zu vermeiden. Eine tatsächliche Beeinflussung muss gar nicht stattfinden (und wird dies in der Regel auch nicht). Das Beispiel zeigt die Notwendigkeit, sich mit dem direkten Geschäftsumfeld des eigenen Büros auseinander zu setzen. Beurteilen Sie es für die in Ihrer Branche gültigen Vorstellungen und Werte.

Innovation versus Tradition – oder beides vereint?

Sollen eher Innovationen im Vordergrund Ihrer Außenwahrnehmung stehen oder traditionelle Werte?

Das neue Büro soll diese Werte unterstützen. Es wäre sicher zu einfach zu sagen, dass moderne Neubau-Bürohäuser Innovation symbolisieren und gepflegte Altbauten für traditionelle Werte stehen. Es kann auch umgekehrt sein oder irgendwo dazwischen liegen. Hingegen geht von mittelmäßig gepflegten Häusern aus den 1960er Jahren bestenfalls ein neutrales Ambiente aus. Bitte seien Sie sich bewusst, dass die Lage im Stadtgebiet die optischen Nachteile eines Gebäudes nur zum Teil kompensieren kann. Wenn Ihr Kunde das Gebäude betritt, nimmt sein Unterbewusstsein alle Eigenschaften wahr und „bewertet“ diese. Positiv wie negativ.

Letztlich werden Sie aus allen vorgenannten Punkten und Erkenntnissen eine Prioritätenliste erstellen, weil es höchst unwahrscheinlich ist, dass sich alle Ihre Wünsche in einem Mietobjekt werden erfüllen lassen.

Der Beitrag Sie benötigen neue Büroräume? Was bei der Auswahl der Lage zu berücksichtigen ist. erschien zuerst auf Bürovermietung24.de.

Sie sind verantwortlich für ein Unternehmen und Ihr aktuelles Büro ist zu klein oder für Ihren Geschäftsprozess ungeeignet? Ganz klar: Sie müssen sich auf die Suche nach neuen geeigneten Büroflächen begeben. Aber wie gehen Sie vor? Welche Schritte sind zu beachten und mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Die Herausforderung, bei der Anmietung neuer Büroflächen alles richtig zu machen, ist nicht zu unterschätzen. Immerhin beschäftigen sich Unternehmer i. d. R. nur alle 3-5 Jahre mit diesem Thema. Immer dann, wenn z. B. eine Vertragsänderung ansteht oder die bestehenden Ressourcen zu knapp werden.

Diese Beitragsreihe soll helfen, sich über die wichtigsten Indikatoren für eine Bürofläche klar zu werden und im Anmietungsprozess die wesentlichsten Fallstricke frühzeitig zu erkennen und zu umgehen.

Bevor Sie eine umfangreiche Marktrecherche nach potenziell geeigneten Mietflächen angehen, sollten Sie sich über Ihren aktuellen und zukünftigen Flächenbedarf im Klaren sein.

Deshalb ist es wichtig sich im Vorfeld Gedanken über die Flächenanforderungen zu machen, die nicht nur den Status quo abbilden, sondern auch prognostizierte Wachstumsszenarien darstellen können.

Wie wird die benötigte Bürofläche ermittelt?

Das sind mögliche Motivationsgründe und Prüfkriterien zur Ermittlung der erforderlichen Büroflächengröße:

• Wie hoch ist der aktuelle Mietflächenanteil pro Mitarbeiter?

Der klassische Flächenansatz beträgt 25 qm Mietfläche pro Mitarbeiter (inkl. Allgemeinflächen, WC, Teeküche, Besprechungsräume etc.).
Moderne Büros mit anteiliger Großraumnutzung „schaffen“ auch Werte um 15 qm Mietfläche pro Mitarbeiter, ohne dass die Arbeitsqualität leidet. In der Bedarfskalkulation sollte aber primär mit 20-25 qm Flächenbedarf pro Mitarbeiter gerechnet werden.

• In welcher Raumstruktur arbeiten Ihre Mitarbeiter derzeit? Ist diese Art für Ihre Geschäftsprozesse sinnvoll?

Verwaltungen bevorzugen die Kombination aus Einzel- und Teambüros, in denen konzentriertes Arbeiten ermöglicht wird. Vertriebslastige Strukturen sind häufiger in Großraumbüros (open-space) arrondiert, weil hier die Kommunikation und Transparenz gefördert wird. Welcher „Bürotyp“ sind Sie? Oder ist es am Ende gar eine Kombination aus verschiedenen Raumstrukturen, die Ihr Geschäftsmodell wirkungsvoll unterstützen?

• Welche Störungen in Ihren Prozessabläufen stellen Sie heute fest und sollen zukünftig eliminiert werden?

Können bestimmte Bereiche nicht gut miteinander kommunizieren? Ist die Teeküche zu weit vom Besprechungsraum entfernt? Oder der Sozialraum zu nah dran und kommt es hierdurch zu Störungen? Die Gründe können sehr individuell und vielfältig sein. Um diese zukünftig wirkungsvoll eliminieren zu können, hilft es, sich hierüber im Klaren zu sein.

• Ist das aktuell verwendete Mobiliar noch zeitgemäß?

Vielfach entsteht der Eindruck, das aktuelle Büro sei zu klein, weil das Mobiliar nicht passend gewählt wurde oder einfach nicht den modernen Anforderungen entspricht. Bitte prüfen Sie, wie alt Ihr bestehendes Mobiliar ist und ob dieses Ihre aktuellen Arbeitsabläufe tatsächlich noch wirksam unterstützt? Moderne Arbeitsplatzlösungen sind in der Lage, auf kleinstem Raum effiziente und ergonomische Arbeitsräume zu schaffen. Es macht vielfach Sinn, sich unverbindlich einen Büroberater ins Haus zu holen, um derartige Ressourcen zu identifizieren.

• Werden die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten?

Erfahrungsgemäß werden viele Büros nicht nach den geltenden Arbeitsstätten-Richtlinien genutzt, weil hierdurch aus Sicht vieler Unternehmer Fläche verschwendet wird und keine effiziente Flächennutzung möglich ist. Das ist leider nur subjektiv richtig. Machen Sie sich bitte bewusst, welche Folgen eine all zu „unternehmerfreundliche“ Flächenausnutzung für Ihre Mitarbeiter und deren Leistungsfähigkeit hat. Wir sind kein unbedingter Verfechter der ArStR aber eine „artgerechte Haltung“ wirkt sich häufig sehr positiv auf das Arbeitsergebnis aus. Im Übrigen dienen die Arbeitsstätten-Richtlinien im Wesentlichen der Gesundheit Ihrer Mitarbeiter. Es sollen Fehlhaltungen, Verletzungsrisiken und störende Beeinflussungen (z. B. Licht, Temperatur, Akustik) vermieden oder optimiert werden. Da Arbeitnehmer hierauf einen gesetzlichen Anspruch haben, kann es für Unternehmer unangenehm werden, wenn sie die geltenden Richtlinien über Gebühr vernachlässigen.

• Haben Sie schon mal über Desksharing nachgedacht?

Prüfen Sie, ob sich Arbeitsprozesse ggf. digitalisieren oder outsourcen lassen? Nicht erst seit Covid-19 sollte auch die Möglichkeit von Homeoffice-Arbeitsplätzen geprüft und mit den Mitarbeitern besprochen werden. So lassen sich Schreibtischplätze im Büro möglicherweise effizienter und Mietflächen wirtschaftlicher nutzen.

Überlegen Sie sehr genau, welche Mitarbeiter und Funktionen überhaupt einen festen Schreibtischplatz oder gar ein eigenes Büro benötigen? Wenn Sie vorhaben, solche Change-Management-Prozesse anzustoßen, empfehlen wir Ihnen die Einschaltung versierter Berater, um keine Unsicherheiten bei Ihren Mitarbeitern zu erzeugen. Erfahrungsgemäß ist die Aufgabe tradierter Arbeitsplatzstrukturen für viele Mitarbeiter ein vermeidbarer Stressfaktor.

Der Beitrag Sie benötigen neue Büroräume? Hier erfahren Sie was bei der Flächensuche und Anmietung von Büroflächen zu beachten ist. erschien zuerst auf Bürovermietung24.de.